为进一步加强学校档案工作业务建设，提高科学管理档案的水平，实现档案业务制度化、规范化、数字化，使档案更好地为我校各项工作和我市教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》，参照广东省档案局制订的《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》，结合我校档案工作的实际情况，特制定学校档案管理制度。

第一条  本制度所指的档案是指学校在各项工作和活动（包括党、政、工、团和教学科研、基建、人事、安全及其他工作）中形成的具保存价值的文字、图表、声像等不同载体的档案材料。它是学校各项工作活动的历史记录，反映学校在不同时期的历史面貌。

第二条  学校档案工作是学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要凭证和依据，也是评估学校全面建设的重要内容和必要条件，必须加强领导，列入学校的工作计划，统筹安排。

第三条  按照集中统一管理档案的原则，由学校档案部门对各教研科室、各部门在工作中形成的各类档案材料进行集中统一管理，不得分散保存，以确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

第四条  学校设置综合档案室，配备专职档案工作人员，各科室配备兼职档案人员。专职档案工作人员指导并协助各科室兼职档案人员按规范要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收并管理好全校各门类档案。各科室兼职档案员按规定定期向档案室移交归档，并办理交接手续。综合档案室在业务上接受市档案行政部门的监督和指导。档案工作纳入分管档案工作的领导、部门负责人和各专兼职档案员岗位责任制及工作考核范围。

第五条  档案综合管理范围

凡属学校各职能科室、部门在工作活动中形成的各种门类、载体的档案，均由档案室负责管理，包括：

1．党政（文书）档案：学校各科室、部门和党团工会各组织在工作活动中形成的档案。

2．基建档案：学校兴建的教学办公楼、生活居住娱乐设施工程及科研实验大楼，从研究决定兴建到竣工全过程所形成的具有保存价值的各种文字、图纸和其他载体的各种记录材料。

3．设备、仪器档案：学校办公自动化设备、仪器的申购、报批、安装、调试、验收、使用、维护等的文字、图表材料。

4．会计档案：学校在各项会计业务、财务活动中形成的财务报表、账簿、会计凭证等应归档保存的材料。

5．专门档案：学校教学档案、学校科研档案及学生学籍档案。

6．特殊载体（声像）档案：反映学校各项工作活动的照片、录音带、录像带、磁盘等。

7．实物档案：学校获得的奖旗、奖状、奖杯、证书和校友、社会知名人士所赠的书画等实物。

第六条  档案室的基本任务

1．对学校各科室、部门形成的各种档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研。

2．积极提供利用，为学校各项工作服务。

3．在统一领导，分级管理的原则下，负责对学校内部各科室、部门的档案工作进行指导、监督和检查。

4．制订适合学校的档案工作计划、管理办法、规定等。

5．对所保管的全部档案做好定期鉴定、销毁工作，并按规定向市档案馆移交有关档案。

6．严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。

7．办理领导交办的与档案业务有关的其它工作。

8．不断改进档案工作，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化，调查统计制度化。

第七条  综合档案室管理职责

1．宣传、贯彻、执行档案法律法规及党和国家有关档案工作的方针政策。

2．起草制定本校档案工作的规划、计划和制度。

3．协调、检查各职能部门文件材料的积累和归档工作，并对兼职档案员进行业务指导和督促。

4．接收本单位各部门形成的档案材料，并进行分类、整理、编目、登记、加以妥善保管。

5．编制必要并准确的检索工具和参考资料，积极热情主动地开展档案利用服务工作。

第八条  分管领导职责

1．把档案工作列入本校年度工作计划或目标管理中，做到制度健全，执行有效。

2．督促指导档案部门实施目标或计划，提高本单位的档案管理水平。

3．关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种困难和问题。

4．关心档案人员，有计划地安排业务培训，以提高业务管理水平，确保档案人员的工作待遇。

第九条  专职档案员职责

1．认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》，按照东莞市档案局、寮步镇档案分局的管理要求和实施办法，严格遵守档案管理制度，努力学习档案业务知识，钻研业务，不断提高业务水平。

2．熟悉本单位各职能部门的业务范围，指导兼职档案员做好档案材料的积累、整理、归档工作。

3．做好档案的收集、整理、编目、登记、统计等基础业务工作。

4．做好档案的保管工作，保护档案的安全。

5．编制检索工具及汇编档案资料，熟悉家底，迅速准确地为利用者提供服务。

6．遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案的保密内容，确保档案的安全。

7．根据“七防”要求，做好档案库房的管理工作。

8．参加学校重大活动和工程竣工验收、科研成果鉴定和重要设备的开箱，做好检查和登记工作，确保重要档案完整齐全地归档。

第十条  兼职档案员职责

1．负责本部门档案管理工作，业务上受综合档案室的指导。

2．按照归档范围和移交时间，认真做好本部门档案材料的收集、整理工作，并按时、及时地向综合档案室移交。

3．督促本部门成员遵守本校档案管理的有关制度，做好档案利用效果的收集工作。

4．认真学习档案管理知识，提高档案管理水平。

5．协助综合档案室做好各项突破性工作。

第十一条  档案的整理

1．划分全宗：档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散。我校档案全宗号为218.35。学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随学校名称变动而改变。

2．档案的分类、编号：档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。档案室对接收的各类档案，应进行审核、分类和加工整理并分别编目、排列。案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

3．档案检索工具的编制

（1）案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

（2）结合档案利用效果和实际情况需要，逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。

第十二条  归档要求

1．各部门要按照各部门归档范围及归档要求认真整理自身工作中形成的应归档材料，及时做好归档工作。

2．归档的文件材料必须齐全、完整，能准确的反映各项活动真实面貌和历史过程。

3．归档的文件材料必须字迹端正，线条清晰，图样清晰，签署完备。

4．本单位形成的材料是原件，文件底稿必须用碳素墨水书写。

5．归档文件中，如有金属物品（如钉子）等，档案员要先拆除原有的金属物品，有需要的话，用不锈钢钉或液态胶水装订归档。

6．归档的文件材料应按照档案形成的特点和规律，加以系统整理。

7．声像档案应有文字说明。照片如有底片，底片与照片一起归档。

8．各类档案材料归档一式一份，重要的和使用频繁的档案材料可根据需要适当增加份数。

第十三条  归档时间

1．党政工团（文书）档案，应于翌年三月底之前初步立卷整理后，移交综合档案室。

2．基建档案，基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

3．设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内由主办部门将全部相关材料整理好移交综合档案室。

4．教学档案，教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，移交综合档案室；科研材料应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

5．教师成长档案，由教务处兼职档案员负责收集整理，教师本人主动提供，按时、及时做好资料保存和收集。

6．财会档案，按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7．特殊载体（含声像）档案，在每项工作完成后，由主办部门将声像材料、文字简介及实物，在两个月内移交综合档案室。

8．实物档案，在接收实物后，由接收部门或负责人将实物、文字简介，在一个月内移交综合档案室。

9．随时接收上级规定应接收的档案。

第十四条  移交要求

1．各兼职档案员按规定时间向综合档案室移交档案。

2．归档材料应编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对后签字，一式两份，双方各拿一份，以备存查。

3．档案移交范围和年限，应按国家规定办理。学校将永久、长期保存的档案在学校保存十年左右，然后连同检索工具、参考资料一并移交给市档案局或寮步镇档案分局。

第十五条  库房管理制度

1．设置专用库房，加强档案的保护。库房应基本符合国家档案部门的有关规定，有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠等设施。同时应根据档案工作需要，配置温湿度计、复印机、抽湿机、空调等设备。

2．库房温、湿度要保持在国家标准范围内，标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%。同时应做好温、湿度的调控和记录。

3．定期检查“七防”措施，如有问题要及时处理，并报有关领导。

4．非档案室人员未经许可不得进入库房。

5．库内严禁带入火种和易燃易爆物品，下班或休假期间要切断库内电源。

6．库内保持整洁，不放杂物，严禁将虫蛀材料带入库房。

7．档案入库时应检查是否齐全。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。库房排架应从左到右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，设置档案资料存放指引卡和示意图，以便查找。

8．建立全宗卷，以积累学校档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

9．定期对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向领导汇报并采取有效措施，对破损、褪变档案要及时修补复制，确保档案的安全。

第十六条  档案室保密制度

1．建立档案保密小组，小组成员包括分管档案工作的校长，办公室主任和保密员，负责档案保密制度的制订并贯彻实施。档案室工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》及有关部门制定的各种保密规定、制度和条例，严守机密，确保档案的安全。

2．未经确定密级机关或上级机关批准的机密的档案资料，不允许复制或摘录。

3．档案室配好铁门、铁窗，配备防盗设施。密件要有专柜保管，确保安全。

4．不得将档案材料带出库房，不得携带档案材料外出游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。如有特殊情况要将档案带出时，必须严密包封，随身携带，任何情况下都不得转交他人。

5．不得在非保密的场所谈论秘密。个人使用的密级文件、材料笔记本等，下班前必须锁好，防止丢失、泄密。

6．借阅密级档案资料要经保密小组批准，并必须在档案阅览室内阅读；不得将密级档案借给无关人员查阅，领导同意借出的机密档案要严格履行登记手续，并按规定期限收回。

7．各种秘密文件、资料要定期清查，按规定进行鉴定归档或销毁。如发现档案失窃、泄密或其他事件，应及时报告学校领导，组织查处。对违反保密规定、泄露机密者要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。

第十七条  档案的利用和借阅

1．查阅教职工个人档案程序：

（1）学校人事干部持学校证明向市教育局人事科请示。

（2）人事干部持人事科领导的批示，到教育局档案室查阅，并做好登记。

2．查阅学校档案室的资料的程序：

（1）如属一般性资料，教职工可直接向档案员借阅，并做好登记。

（2）如属保密性质的资料，则须经办公室主管档案的主任批准后再查阅，并做好记录。

3．档案室应积极配合学校工作，主动开展档案工作的调阅和利用，结合工作需要，编制检索工具和参考资料，力求做到查找方便，调卷迅速准确。

4．要建立和健全档案借阅利用制度。档案室按照档案保密和借阅制度的规定，严格掌握借阅范围和履行借阅手续，积极提供利用。珍贵或机密的档案应以复印件代替原件提供利用。

5．学校人员借阅利用档案，须经办公室领导同意，先履行登记手续，填写《档案借阅登记表》，经批准后才能给予利用。

6．档案利用者必须在本阅览室阅览，禁止带档案回家。

7．学校的档案原则上不外借。特殊情况，外单位确因工作需要借阅、摘录、复制档案资料时，须出示单位介绍信，说明借阅用途，经学校领导批准，并填写“档案资料利用单”，履行登记手续，方可借阅。

8．借用的档案必须如期按数交还，档案室经办人应同时进行清点，注销，并填写利用效果反馈。借用者对借用档案材料必须严肃负责，认真保管，不得随意删改文字，严禁加圈、加点、涂改、划线、折卷、抽换、切割、折叠、污损和泄密等破坏档案原始面貌的行为。一旦发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

9．对违反本制度造成损失或事故者，视其情节轻重追究责任。

第十八条  档案的统计

1．建立健全档案统计台帐，专人负责对档案的接收、整理、移出、利用、销毁和库存内各种情况等数据进行统计，按档案业务行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送有关统计报表。

2．按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3．对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，并报学校领导审阅。

第十九条  档案的鉴定与销毁

1．档案鉴定是一项严肃的、科学性很强的工作，必须严格按照制度，全面地、正确地判断档案的存销。

2．档案鉴定，主要根据档案的内容和保管期限，以全面的、历史的观点去分析判定。

3．在分管档案工作的校长领导下，由综合档案室和相关部门组成档案鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

4．档案部门应定期对库存档案进行鉴定，对已超过保管期限，确无保存价值的档案，提出存毁意见。

5．销毁档案必须注意做好保密工作。销毁时，应指定两人负责监销，监销人要在档案销毁目录上签字。

6．档案鉴定销毁报告和销毁清单由档案部门存档备查。

第二十条  档案工作人员应保持相对稳定，确因工作需要调动工作时，应在离职前办好工作交接手续。

第二十一条  本制度由校办公室负责解释、补充和修改。